Cyfryzacja dokumentów, rozwój firmy i AI. Rozmowa z Jackiem Paszkiem
Co daje firmie elektroniczny obieg dokumentów? Czy wystarczy przenieść papierowy proces do programu, żeby pracować szybciej? I jak zmienia się firma technologiczna, gdy dołącza do większej grupy? O tym Sebastian Matyniak rozmawia z Jackiem Paszkiem, twórcą systemów do zarządzania dokumentami i informacją, związanym wcześniej z firmą eDokumenty, a następnie z grupą Symfonia.
Cyfryzacja zaczyna się od zrozumienia procesu
Jacek Paszek zwraca uwagę, że korzyść z elektronicznego obiegu dokumentów nie sprowadza się do szybszego przesłania faktury czy umowy. Dokument może dziś przechodzić przez osoby, które nie powinny się nim zajmować, czekać na decyzję lub ginąć wśród innych spraw. Dobrze zaprojektowany system pozwala skierować go do właściwej osoby, skrócić czas poszczególnych czynności, a część zbędnych kroków całkowicie usunąć.
Dlatego samo odwzorowanie papierowej procedury w aplikacji nie zawsze wystarczy. W rozmowie pojawia się przykład mapowania obiegu dokumentu i mierzenia czasu jego kolejnych etapów. Dopiero wtedy można zobaczyć, gdzie powstają opóźnienia. Nie każda firma potrzebuje jednak rozbudowanego projektu doradczego. Według gościa w wielu mniejszych organizacjach punktem wyjścia może być dobrze przeprowadzona rozmowa o potrzebach i właściwa konfiguracja gotowego procesu.
Gotowy proces czy system szyty na miarę?
Prowadzący zauważa, że firmy często nadmiernie dostosowują oprogramowanie do swoich dotychczasowych przyzwyczajeń. Jacek Paszek zgadza się, że sprawdzone wzorce mogą uprościć wdrożenie, ale stawia ważny warunek: program musi pasować do danego typu klienta. Jeśli brakuje w nim funkcji niezbędnej do działania firmy, zmuszanie jej do zmiany procesu tylko po to, by dopasować się do narzędzia, nie będzie dobrym rozwiązaniem.
Celem jest więc znalezienie rozsądnej granicy między standardem a dostosowaniem. Nadmiar zmian zwiększa złożoność systemu i liczbę rzeczy, które trzeba później utrzymywać oraz testować. Z kolei zbyt sztywny standard może nie obsłużyć rzeczywistych potrzeb organizacji.
Co zmieniło dołączenie do Symfonii?
Gość opowiada również o przejściu z mniejszej firmy do dużej grupy. Jak mówi, zespół tworzący produkt pozostał w Katowicach, zmieniły się natomiast procesy, kanały sprzedaży i sposób dystrybucji oprogramowania. Połączenie systemu obiegu dokumentów z ofertą Symfonii otworzyło możliwość dotarcia do firm korzystających już z jej programów finansowo-księgowych i ERP.
Dla samego Jacka Paszka oznaczało to naukę działania w większej organizacji. Decyzje wymagają dziś uwzględnienia szerszej strategii, a pomysł, który sprawdzał się w małym zespole, nie zawsze da się równie łatwo wdrożyć w dużej strukturze. Jednocześnie większa skala daje produktowi szansę dotarcia do klientów, do których samodzielnej firmie byłoby trudniej dotrzeć.
AI przyspiesza pracę, ale nie wybiera celu
W rozmowie pojawia się także sztuczna inteligencja w pracy programistów. Zdaniem gościa narzędzia AI pomagają pisać kod i przygotowywać testy, ale człowiek nadal musi zdecydować, co warto zbudować, jak podzielić program na części i które działania są najważniejsze. Podobny problem dotyczy testowania: można wygenerować wiele testów, lecz przy częstym publikowaniu zmian trzeba wybrać te, które mają największe znaczenie.
To wspólny wątek całego odcinka. Technologia może przyspieszyć pracę nad produktem i obiegiem dokumentów. Największą wartość przynosi wtedy, gdy firma rozumie swój proces, potrzeby
